 FC MEMEX Newsletter 13
Globale EMailarchivierung
Die Anforderungen und gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung geschäftsrelevanter EMails nehmen sowohl in der Qualität als auch Quantität zu.
RSWE bietet hierzu auf Basis der langjährigen Erfahrungen im Bereich sicherer Mailsysteme überzeugende Lösungen im Bereich der rechtssicheren E-Mailarchivierung.
Dieser Newletter zeigt Ihnen eine sehr nützliche Variante im Zusammenhang mit FirstClass - die komplette Archivierung aller eingehenden und ausgehenden Internet EMails.
Rezept:
1. Erstellen Sie zwei zu verwendende Archivkonferenzen:
2. Editieren Sie das Internet Services Dokument rules.MailRules und ergänzen Sie folgende Zeile:
Hierdurch wird der Zielkonferenzname MAILARCHIV.IN als zusätzliche BCC Adresse in allen empfangenen Mails ergänzt.
3. Öffnen Sie das Verzeichnisinfofenster im Internet Gateway
4. Öffnen Sie das Internet Desktop
5. In der Mailbox des Internetdesktops können Sie nun den Mailregeleditor öffnen und folgende Regel ergänzen:
6. Nach dem Speichern aller Einstellungen müssen Sie die Internetkonfiguration einmal neu laden.
Ab diesem Zeitpunkt füllen sich die beiden Archivkonferenzen mit allen eingehenden bzw. ausgehenden Internet Mails.
Jetzt schlägt die Stunde von FC ARCHIVE. Mit einem speziellen Archivierungsuser können nun die Inhalte der beiden Konferenzen incl. Dateianhänge etc. komplett in das Dateisystem eines beliebigen Archivierungs-PC überführt werden. Hierzu sind im Desktop dieses Users lediglich korrespondierende Konferenzaliase im Offlineordner zu hinterlegen und FC ARCHIVE mit diesen Userdaten zu starten (am besten via Tasksteuerung immer zur Nachtzeit).
Als Ergebnis liegen alle Mails in strukturierter Form im Dateisystem vor und können nun von beliebigen Archivierungs und/oder DMS Systemen weiterverarbeitet werden.
Natürlich bietet sich an dieser Stelle eine Integration in FC MEMEX an. In diesem Fall können Sie (oder entsprechend definierte Anwenderkreise) gezielt nach Mails, Attachments etc innerhalb aller archivierten EMails suchen bzw. Zusammenhänge zwischen Inhalten und Benutzern/Adressaten einfachst recherchieren!
Tip: Im letzten K4.Newsletter finden Sie hilfreiche, ergänzende Informationen zum Thema EMailarchivierung.
Ihr
FC MEMEX Team
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